Administrera enheter

Senast uppdaterad: februari 17, 2020
Du är här:

Om enheter

Du kan skapa en eller flera enheter i er installation av Physiotools för att återspegla er organisation. Till respektive enhet kommer du sedan att registrera ett eller flera användarkonton.

Hur du/ni väljer att definiera vad som är en enhet i er installation av Physiotools är helt upp till er men se det som en minsta gemensamma nämnare för en grupp av anställda inom er organisation. För att ta ett exempel: För en Region/landsting skulle ni kunna definiera inom förvaltningen Primärvård varje respektive primärvårdsenhet som en egen enhet, för ett visst sjukhus skulle olika avdelningar inom sjukhuset kunna motsvara egna enheter osv.

När en användare loggar in i Physiotools kommer användaren att hamna under den enhet som du registrerat användarkontot på.

En användare kan tillhöra flera enheter. T.ex. arbetar en användare inom en enhet x dagar i veckan och på en annan y dagar i veckan. Då ska denna användare ligga under två olika enheter i Physiotools. När en användare loggar in i Physiotools som tillhör mer än en enhet kommer en dialogruta att visas där användaren ska välja till vilken enhet som användaren vill logga in på.

Sekretessbelagda enheter?

Om man inte vill att den information som skapas under en viss enhet ska vara tillgänglig för andra användare tillhörande andra enheter inom installationen ska man markera enheten som sekretessbelagd. All information som skapas under enheten; så som registrerade klienter, användares skapade mallar och uppladdade bilder blir helt låst till enheten och kan inte synliggöras för andra enheter.

Om det är så att en användare som tillhör en sekretessbelagd enhet ändå ska kunna göra mallar som hen sedan ska kunna dela ut till övriga användare tillhörande andra enheter innebär det att användaren måste logga in på en vanlig enhet som inte är sekretessbelagd för att skapa och sedan kunna dela ut mallen till andra användare. Alltså, har ni en sådan situation ska du skapa en särskild enhet som endast är avsedd för att skapa mallar. Du kan döpa den t.ex. till ”Publicera mallar” och lägga till den här enheten för de användarkonton inom den sekretessbelagda enheten som har detta behov.

Registrera en ny enhet

Gå till sidan Enheter via den övre menyn ADMIN och klicka sedan på ENHETER i undermenyn (se följande bild).

Admin Enheter - Physiotools

klicka på bilden för en förstoring

Klicka på knappen Ny (se nedanstående bild) ute till höger på sidan och ett formulär med uppgifter kring enheten som ska fyllas i.

Systemadministration - Physiotools

klicka på bilden för en förstoring

Här följer information om respektive fält i formuläret:

Namn: Enhetens benämning (obligatorisk uppgift)

Gatuadress: (frivillig uppgift)

Postnummer: (frivillig uppgift)

Ort: (frivillig uppgift)

Län: (frivillig uppgift)

Land: (frivillig uppgift)

Telefon: (frivillig uppgift)

Fax: (frivillig uppgift)

E-post: (frivillig uppgift)

Hemsida: (frivillig uppgift)

Börjar gälla: (frivillig uppgift) Ett datum för själva enheten då den blir aktiverad. Detta betyder att alla användarkonton som ligger under enheten också blir aktiva för inloggning i Physiotools från detta datum.

Upphör: (frivillig uppgift) Ett datum för själva enheten då den blir inaktiverad. Detta betyder att alla användarkonton som ligger under enheten också blir inaktiva och därmed inte längre kan logga in på Physiotools från detta datum.

OBS! Att det är sällan man har behov av att sätta start och slut datum för en given enhet. För varje enskilt användarkonto kan man sätta ett motsvarande datumintervall, något som kan vara särskilt fördelaktigt om man hanterar vikarier inom sin verksamhet.

Frånkoppling: (frivillig uppgift) Ett numeriskt värde som motsvarar de antal minuter av inaktivitet i Physiotools för en enskild användare innan användarens session automatiskt bryts. Användaren loggas då ut ur systemet och därmed frigör den licens som hen gjort anspråk på så att någon annan kan logga in. OBS! Det finns en grundkonfiguration i ert system på 120 minuters inaktivitet då ett användarkonto automatiskt loggas ut. Anger man inget värde här dvs låter 0 vara kvar är det 120 minuter som gäller.

Sekretessbelagd: (frivillig uppgift) Markeras denna ruta blir enheten sekretessbelagd vilket betyder att all information som skapas inom enheten aldrig kan delas med användare utanför aktuell enhet. Information som åsyftas är: klienter, dokumenterade träningsprogram under klienten, mallar som enhetens användare skapar kan heller inte delas med andra användare än utanför den egna enheten.

Aktiverad enhet: Denna avmarkeras endast om du önskar låsa alla tillhörande användarkonton.

Inaktivera flytande licenser: (frivillig uppgift) Låt säga att ni har 20 licenser i er installation. Alla dessa licenser ligger öppna för era användare när de loggar in oavsett från vilket enhet de loggar in under. Så fort någon loggar in tas en licens i anspråk och är låst under användarens session. Har man 20 licenser kan alltså 20 användare vara inloggade vid ett och samma tillfälle i PhysioTools. När den 21 försöker logga på blir hen informerad vid inloggningssidan att just nu är samtliga licenser upptagna och man får vänta tills någon loggar ut så att en ny licens blir tillgänglig. Genom att markera denna ruta blir inga av de ”flytande” licenserna tillgängliga. Varför skulle man då vilja använda detta? Svar: Låt säga att ni har köpt in 20 licenser och kanske en av era enheter rent ekonomiskt endast svarar för 2 licenser och ska därmed inte ges tillgång till de resterande 18 licenserna, i ett sådant scenario skulle du markera denna ruta för enheten. Sedan är det viktigt att du i fältet (se nedan) ”Reserverade licenser” anger siffran 2. Då är alla användare tillhörande denna enhet garanterade sina 2 licenser när de ska logga in i PhysioTools.

Uppmana till dokumentation: (frivillig uppgift men rekommenderad) Om rutan markeras kommer en dialogruta att automatiskt visas användare efter att hen antingen skrivit ut eller e-posta sitt träningsprogram till sin klient som uppmanar användaren att dokumentera det träningsprogram som hen givit/skickat klienten. På sätt får ni en tydlig behandlingshistorik per klient, ni kan alltid gå tillbaka till klientinformationen och se vem, när och vad för träningsprogram som givits en viss klient.

Inaktivera appen Physiotools Trainer: Om enhetens användare inte ska kunna använda funktionen att skicka träningsprogram till vår app Physiotools Trainer.

Reserverade licenser: Om X antal av era tillgängliga licenser ska reserveras för enhetens användare markeras motsvarande värde här.

Anteckningar: Frivilliga uppgifter kring enheten.

Spara uppgifterna (under rub): När nödvändig information är ifylld i enhetsformuläret är ifyllt är det dag att klicka på Spara, knappen finns till höger på sidan (se ovanstående bild).

Konfigurerar enheten

Ett antal olika inställningar kan göras för enheten och som påverkar hanteringen av träningsprogram för enhetens användare.

För att komma åt dessa inställningar för en enhet ska man klicka på inställningsikonen upp till höger i vyn för enhetsinformation (se följande bild)

Systemadministration - Physiotools

klicka på bilden för förstoring

Då öppnas ett formulär med ett antal flikar (se följande bild)

Systemadministration - Physiotools

Viktigt! Kontrollera alltid att du står på rätt enhet genom att studera valet i dropplistan uppe till höger (se ovansteånde bild).

Sidhuvud

Den första flik som öppnas är Utskriftsinställningar –> Sidhuvud. Inställningarna du gör här kommer alltså att påverka hur sidhuvudet kommer att vara utformat i de träningsprogram som era användare skapar i Physiotools och som tillhör aktuell enhet (se ovanstående bild).

OBS! Varje enskild användare kan göra egna inställningar för sidhuvudet vid sidan för utskrift. De inställningar du som systemadministratör gör här påverkar alltså de förvalda värdena.

I vyn för sidhuvudet kan du dels avmarkera sådan information som ni ev. inte önskar i ert sidhuvud, ändra på rubriker och dels ladda upp er logotype (se ovanstående bild).

Mycket viktigt! Innan du gör ändringar att du er att det står min enhet(enhets namn) i dropplistan upp till höger och att efter att du gjort ändringar och innan du byter vy klickar på knappen ”Spara ändringar”.

Innehåll

Nästa steg är att gå vidare till Utskriftsinställningar –> Innehåll (se följande bild).

Admin Enheter

Föjande kan göras under fliken Innehåll

Optimerad utskrift för pappersstorlek: Det förvalda värdet är vad som gäller i Sverige dvs A4.

Marginal: Det förvalda värdet är vad som oftast är bäst. Skulle ni ändå uppleva problem med era skrivare att marginalen är för stor eller för liten kan man prova att ändra värdet här.

Sidbrytning: Låt vara markerad. Systemet gör då en lämplig sidbrytning så att inte instruktionstext till en övning löper över på två sidor. Kan inte alltid garanteras då era användare kan skriva egna instruktionstexter och blir de för långa kan det ändå ske.

Programsummering som standard: Om ni alltid vill att i slutet av träningsprogrammet ska komma en sida som sammanfattar träningsprogrammet med motsvarande övningar i mindre format. Den delen av utskrift kan alltså fungera som ett arkivexemplar. Denna funktion kan dock aktiverat av varje användare vid utskrift och behövs alltså inte som standard.

Skriv ut bilderna identifieringsnummer: Varje övning i systemet har ett unikt nummer. Detta nummer är sökbart om man snabbt vill hitta en specifik övning. Markeras denna ruta så kommer numret med på utskriften för varje ingående övning i träningsprogrammet. Kan också aktiveras vid varje enskilt fall av användarna själva.

Inkludera bildtitlar: Varje övning har sin egen titel, ska den med eller ej i utskriften.

Utskriftssändningsmetod: Du kan lägga till ytterligare funktioner för hur ni vill hantera träningsprogrammet på sidan Utskrift för era användare. Funktionerna läggs till som en knapp på sidan för Utskrift.

Följande val av s.k. sändningsmetod finns:

  • PDF – låter er spara ned träningsprogram som en PDF
  • Min egen e-post – öppnar direkt användarens egna e-postprogram och med detta kan skicka iväg en länk via ett mail som leder till träningsprogrammet.
PhysioTools har också sin egna e-postfunktion som alltid finns tillgänglig.
  • QR-kod – Lägger till en knapp som öppnar en QR-kod för det aktuella programmet. En klient (patient) kan du direkt från datorskärmen på mottagningen skanna in koden och få upp programmet i sin mobiltelefon/läsplatta.
  • Cloud Print: Har ni denna tjänst via Google Cloud Print kan du aktivera knappen i PhysioTools här.

Sändningsmetoden är låst (Administratör): Här kan du som systemadministratör låsa någon av funktionerna så att era användare inte kan ändra till någon annan via sidan för Utskrift.

OBS. Efter att du gjort ändringar under en flik måste du klicka på Spara ändringar innan du går till nästa flik.

Uppe till höger ser du också en dropplista där det ska stå ”Min enhet (enhetens namn)”. Se alltid till att det är din enhet som står här och inte ”Min installation”.

E-post 

Se nedanstående bild för den sista fliken under Utskriftsinställningar.

Admin Enheter

Inkludera PDF-bilaga: Markeras denna ruta skapas en PDF-fil automatisk av träningsprogrammet och läggs till mailet som en bilaga.

E-post-mall: Svenska, du kan ändra till andra språk i dropplistan. Men då blir det detta språk som du väljer som blir förvalt när en användare ska skicka träningsprogrammet via e-post via Utskriftssidan.

Löptext: I fältet längst ned finns själva standardtexten (se ovanstående bild). Du kan ändra denna text till vad du/ni inom er organisation anser vara bäst.

I standardtexten finns ett antal hakparenteser. T.ex. [CUSTOMERFIRSTNAME], Dessa parenteser kommer automatiskt att lyfta in aktuell klients namn samt användarens (avsändarens) namn i texten som utformar e-postmeddelandet. Du kan ändra i texten och lägga in dessa hakparantser som du önskar eller helt ta bort dom. Du ser också en hakparentes som lyder [LINK], denna ska du inte ta bort ur texten då systemet läser in denna parameter och ersätter den med den länk som kommer att leda till det faktiska träningsprogrammet som mottagaren öppnar via denna länk.
Efter att du gjort ändringar under en flik måste du klicka på Spara ändringar innan du går till nästa flik.
Uppe till höger ser du också en dropplista där det ska stå ”Min enhet (enhetens namn)”. Se alltid till att det är din enhet som står här och inte ”Min installation”.

Allmänna inställningar

Fliken Allmänna inställningar som står direkt till höger om fliken Utskriftsinställningar (se följande bild) låter er göra inställningar för vad enhets användare ska kunna göra.

Admin Enheter

Användarrättigheter

Tillåt användarna att skapa egna mallar och bilder: Om markerad får era användare skapa mallar i Physiotools och ladda upp egna bilder i systemet för att göra egna unika övningar.

Tillåt användarna att göra sina egna mallar och bilder synliga för andra: Markerad så kan era användare också få dela ut sina gjorda mallar och enstaka bilder till andra användare inom er installation av Physiotools.

Om enheten är sekretessbelagd kan era användare endast dela med sig av mallar och bilder till andra användare tillhörande samma enhet. Finns behovet av att de också ska kunna dela med sig till andra användare tillhörande andra enheter måste de användare som ska kunna göra detta tillhöra ytterligare en enhet som inte är sekretessbelagd och logga in där för att kunna dela med sig av t.ex. en mall för alla användare som finns i er installation av PhysioTools.

Tillåt användarna att lägga till sökord: Markerad så kan användaren sätta olika sökord associerade med sina mallar och uppladdade bilder för att underlätta sökning av de samma.

Händelselogg

Aktivera händelseloggning: Systemet skapar kontinuerligt en logg över all aktivitet i systemet. En loggenerator kan också aktiveras i ert system som blir tillgängligt för era administratörer så att de kan ta fram loggrapporter för bestämda tidsintervall. Vänligen kontakta PhysioTools om du vill få själva loggeneratorn aktiverad. Ni kan också kontakt PhysioTools för att ta fram en rapport för ett specifikt intervall.

 

 

Tags:
Var denna artikel till hjälp?
Hjälpte inte 0
Visningar: 88
Scroll to Top
Har du frågor? Sök i vår kunskapsbas.